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Ein Videokonferenzsystem ist eine Kombination aus Audio- und Videogeräten, die zurEchtzeitkommunikation bei gleichzeitiger Bild- und Tonübertragung meist in Unternehmen verwendet wird. Dabei kommunizieren die Konferenzteilnehmer ortsunabhängig miteinander.
Auf Besprechungen und (interne) Schulungen kann kein Unternehmen verzichten. Um diese effizient durchführen zu können, bringen Videokonferenzen dafür viele Vorteile mit:
- Standortunabhängige Meetings: Sie können Ihre Mitarbeiter aus der ganzen Welt zusammenbringen – ob aus dem Homeoffice, Büro oder von den Zweigstellen. Weniger Kosten für Dienstreisen: Ihre Mitarbeiter bleiben an ihrem Standort und sind digital bei Besprechungen dabei. So entfallen Kosten für beispielsweise Verkehrsmittel, Unterkünfte, Verpflegung und eventuelle Spesen.
- Arbeitszeit wird produktiver genutzt: Die Zeit, die Sie oder Ihre Mitarbeiter für die An- und Abreise benötigen würden, können Sie mit Aufgaben aus Ihrem Tagesgeschäft füllen.
- Kleinere Besprechungs- oder Büroräume notwendig: Sie benötigen keine riesigen Meetingräume, um mehrere Mitarbeiter für einen Termin unterzubringen. Wenn einige Ihrer Mitarbeiter an anderen Standorten oder von Zuhause aus arbeiten, kommen Sie mit kleineren Büroräumen aus. So können Sie sogar Mieten und Nebenkosten für Strom, Wasser & Co. einsparen.
- Digitale Protokolle oder Aufzeichnungen möglich: Sie können Besprechungen, Schulungen oder Vorführungen als Video aufzeichnen. Mitarbeiter, die an dem Tag nicht anwesend waren oder das Event früher verlassen mussten, können sich die Aufzeichnung nochmal anschauen.
- Positionierung als attraktiver Arbeitgeber: Durch Videokonferenzen können Sie Ihren Mitarbeitern die Chance geben, aus dem Homeoffice zu arbeiten und bei wichtigen Meetings dabei zu sein. Das fördert die Work-Life-Balance und macht Ihre Mitarbeiter zufriedener – das spricht sich herum!
Für eine Videokonferenz benötigen Sie
- Videokonferenzkamera
- Mikrofon
- Lautsprecher
- Anzeigegerät, z. B. Display oder Beamer
- gute Internetverbindung (damit die Bild- und Ton verzögerungsfrei übertragen werden)
- Videokonferenz-Software, beispielsweise Skype, Google Meet, Zoom
Falls Sie nur wenig Platz im Besprechungsraum haben, bietet sich ein kompaktes Videokonferenzsystem an. Darin sind eine Kamera, Mikrofone sowie Lautsprecher bereits verbaut. Dadurch können Sie es beispielsweise direkt über dem Display anbringen oder auf ein Sideboard stellen.
Viele moderne Videokonferenzsysteme können Sie in nur wenigen Schritten einrichten. Logitech bietet bei seinen Produkten eine Plug-and-Play-Lösung, mit der Sie einfach per USB die Konferenzkamera oder das Konferenzsystem an Ihr Endgerät, z. B. Display oder Laptop anschließen können. Eine zusätzliche Software müssen Sie dabei nicht installieren.
Die optimale Teilnehmerzahl hängt vom verwendeten Videokonferenzsystem ab. Je nachdem, wie gut die Raumabdeckung durch die Kamera und das Audio-System realisierbar sind, kann die optimale Teilnehmerzahl stark variieren.
Zum Beispiel ist das Videokonferenzsystem Logitech Rally Bar für bis zu 12 Teilnehmer geeignet.
Das hängt davon ab, wie umfangreich ein Videokonferenzsystem werden soll und welche Funktionen es mitbringt. In der Regel sind komplexe All-in-one-Lösungen für große Konferenzräume meist teurer als kompakte Systeme für kleine Meetingräume. Aber diese Kosten haben Sie durch die Einsparung von mehreren Dienstreisen schnell wieder raus.
Das hängt stark davon ab, wie viele Personen an einer Videokonferenz teilnehmen. Kleine Huddle Rooms und Meetingräume bieten entsprechend weniger Platz als Konferenzräume für große Zusammenkünfte mehrerer Dutzend Teilnehmer.
Die Raumgröße spielt eine wichtige Rolle bei der Auswahl eines passenden Videokonferenzsystems. Denn sowohl die Kamera als auch die Mikrofone und Lautsprecher eines Videokonferenzsystems sollten möglichst den gesamten Raum abdecken. Damit geht man sicher, dass jeder Teilnehmer gut erkennbar ist und akustisch gut verstanden werden kann.
